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La Gestión Documental es la herramienta ideal para administrar todos los documentos en formato digital que una organización genera en su día a día, de forma segura, rápida y accesible.

Nuestra solución les ofrece una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa y reducir costes mejorando la gestión de la información y del conocimiento y automatizando procesos. La aplicación permite agrupar documentos en expedientes, con un sólo clic, replicando así, en un segundo, la estructura de carpetas y documentos que debe contener cada expediente. Así se estandariza el proceso de creación y gestión de un expediente, al tiempo que tiene toda la documentación del mismo controlada.
BENEFICIOS DE SU IMPLEMENTACIÓN

Reduce y ahorra tiempo

Menor tiempo dedicado a la búsqueda y localización de documentos archivados.

Optimiza recursos

Optimiza los recursos informáticos y de sistemas de información por la organización racional de los documentos.

Seguridad, rapidez y agilidad

Facilita el acceso simultáneo desde ubicaciones distintas a documentos compartidos, incrementando la productividad de los equipos de trabajo. Los documentos están más seguros, porque evita la manipulación, deterioro y pérdida de los mismos.

Elimina las tareas monótonas y repetitivas

Mayor rapidez y agilidad los procesos y prestando mejor servicio a colaboradores y clientes.

Mejora imagen y medio ambiente

Mejora la imagen corporativa interna y externa por su utilización que además contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel.

 

Facilita la gestión de la documentación de los sistemas ISO. Dispone de una configuración específica que facilita el cumplimiento de los requisitos normativos en relación al desarrollo de diversos aspectos del sistema de gestión de la organización, sobre todo el control de versiones, mantenimiento de los documentos asociados al sistema de calidad, así como sus principales registros.

CARACTERÍSTICAS

 

Digitalización automatizada y distribución personalizada de la correspondencia.

Generación y control de los números de registro y del etiquetado.

Clasificación de documentos por tipos y organización por carpetas libremente configurables.

Posibilidad de realizar un flujo de trabajo con anotaciones en las fichas de los documentos.

Posibilidad de envío del documento por email, importación y alta masiva automatizada de documentos, a partir de imágenes escaneadas o documentos en formato electrónico.

Estadísticas de accesos y acciones sobre documentos y de usuarios.